Prelucrarea datelor cu caracter personal GDPR

Nota de informare a societatii RENANIA TRADE S.R.L.

privind prelucrarile de date cu caracter personal

Capitolul I Operatorul si datele sale de contact, datele de contact ale Responsabilului cu protectia datelor

Societatea RENANIA TRADE S.R.L. cu sediul in Targu-Mures, str. Dezrobirii, nr. 19, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Mures sub nr. J1995000822268 , avand cod fiscal RO8006912, („RENANIA TRADE”),

in calitate de operator si denumita in continuare „Operatorul“ sau Renania ori Renania Trade (SRL),

avand ca data de contact dedicata pentru aspecte care tin de prelucrarea datelor cu caracter personal, adresa de e-mail dpo@renania.ro, respectiv adresa sediului mai sus mentionat cu precizarea pe plic, va rugam, “In atentia Responsabilului cu protectia datelor cu caracter personal” pentru corespondenta pe suport de hartie/prin curier sau posta,

si Responsabil cu protectia datelor contractat, care poate fi contactat in modalitatile mai sus mentionate,

conform prevederilor Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE, al Parlamentului si Consiliului Uniunii Europene (Regulamentul general privind protectia datelor – „GDPR“),
in temeiul principiilor echitatii si transparentei

va informeaza in privinta politicii RENANIA TRADE de prelucrare si protectie a datelor cu caracter personal, dupa cum urmeaza:

Nota 1 Prezenta informare este structurata pe 3 capitole, Capitolul I. Operatorul si datele de contact ale sale si ale Responsabilului cu protectia datelor; Capitolul II. Cazuri de prelucrare (diferite ipoteze de prelucrare, dvs. trebuind sa cititi cazul care va este aplicabil dvs. din cele mentionate) dar si Capitolul III. aplicabil tuturor situatiilor de prelucrare mentionate in prezenta, capitol care contine si pct.6 Drepturile persoanei vizate si modalitatea de exercitare a lor, in relatia cu Operatorul.

Cap.II. Cazuri de prelucrare date cu caracter personal de catre Operator si pentru care acesta a realizat prezenta Nota de informare

Daca dvs. sunteti vizitator al website-ului Renania Trade, fie direct, fie prin intermediul aplicatiei „Magazin Renania” sau directionat catre website de la o pagina terta

In general Operatorul, ca titular al site-ului https://renania.ro/ nu prelucreaza date cu caracter personal doar daca vizitati website-ul sau. Totusi, pot fi anumite informatii privind vizitarea website-ului generate de cookie-uri astfel ca, pentru orice eventualitate, gasiti va rugam politica de cookie-uri a Renania Trade SRL pentru site-ul sus mentionat, aici : https://renania.ro/politica-privind-modulele-cookie/ .

In ceea ce priveste Termenii si Conditiile site-ului https://renania.ro/ , acestia pot fi cititi aici https://renania.ro/termene-si-conditii-protectia-datelor-personale/.

Nota 2:Site-ul https://renania.ro/ nu este destinat interactiunii cu persoanele minore. Deoarece nu suntem in masura sa cunoastem daca vizitatorul site-ului nostru este minor, rugam persoanele minore, respectiv ocrotitorii acestora, sa nu utilizeze formularele de pe site, respectiv sa nu le completeze cu date ale persoanelor minore. In cazul in care vom identifica faptul ca datele completate sunt ale unei persoane minore, ne rezervam dreptul de a sterge respectivele date din formularele astfel completate/alte date asociate acestora.

Daca asociati elemente de identificare ale dvs. ,ca persoana fizica, vizitei website-ului, ca de exemplu atunci cand completati un formular de contact, sau un alt tip de formular ori cand alegeti sa nu ramaneti anonim cand completati chestionarul de satisfactie, sau cand va exprimati acordul pentru newsletter-e ori pentru alte comunicari electronice in scop de marketing, participarea la evenimentele Operatorului, alte asemenea, Operatorul prelucreaza datele respective cu caracter personal introduse, transmise de catre dvs., respectiv asociate vizitei dvs.

Datele cu caracter personal pe care le prelucram astfel sunt date de identificare si respectiv de contact/de corespondenta, in principal (aveti in vedere doar cele pe care le comunicati dvs. potrivit formularului de pe site completat efectiv de catre dvs.):

numele si prenume;
adresa de e-mail;
adresa postala;
numarul de telefon;
alte date de contact daca sunt necesare/daca alegeti sa comunicati;

dar si date asociate de Operator

tara;
limba de comunicare preferata;
adresa IP asociata.

Scopurile pentru care prelucram astfel datele dvs. cu caracter personal sunt, in principal, de (i)a prelua, dupa caz: solicitarea si/sau comanda dvs. , consimtamantul, formularul completat de catre dvs. etc., (ii)de a le analiza, (iii)de a raspunde daca legea sau interesul nostru legitim impun, respectiv apoi (iv)de a pastra evidentele celor de mai sus, (v) daca exista, de a pastra in scop doveditor consimtamantul pentru comunicari in scop de marketing, dovedirea indicarii Notei de informare a Operatorului, alte asemenea.

Temeiurile legale principale ale acestor prelucrari sunt, de regula:

interesul legitim propriu, precum cel de imbunatatire a activitatii proprii si a relatiei cu clientul, pentru a ne putea exercita si apara drepturile proprii, alte asemenea;
indeplinirea unor cerinte legale, din regulamente si/sau norme locale ori comunitare (precum cele privind pastrarea evidentelor consimtamantului pentru comunicari electronice in scop de marketing, cele de a raspunde petitiilor, alte asemenea);
consimtamantul cand se solicitat si dvs. decideti sa il exprimati (ca in cazul Politicii de cookie-uri).

Informatiile din campurile formularelor de pe website (cu exceptia datelor persoanei care raspunde la chestionarul de satisfactie) sunt necesare pentru ca, in lipsa lor, nu putem da curs formularelor respective, in cazul consimtamantului nu putem invoca existenta acestuia ca fiind al dvs..

Pentru situatia cand adresati o petitie Operatorului sau interactionati (si) telefonic cu acesta, va rugam cititi si punctul 8. de la acest capitol.

Informatii privind a.Confidentialitatea prelucrarii si mijloacele de prelucrare b.Sursa datelor c.Posibili destinatari ai datelor dvs. d. Transferul de date in afara SEE e. Durata prelucrarii datelor precum si f.Drepturile dvs. ca persoane vizate si modul cum le puteti exercita in relatia cu Operatorul, gasiti va rugam la Cap. III. din prezenta.

Daca dvs. sunteti candidat pentru o pozitie in cadrul Renania Trade

Categoriile de persoane vizate sunt persoanele care aplica pentru o pozitie in cadrul Renania Trade prin intermediul „Cariere” de pe website-ul Renania Trade, persoane contactate de sau in interactiune cu companii de recrutare care, la randul lor, sunt contractate in acest sens in prealabil sau ulterior de catre Renania Trade, persoane care isi anunta disponibilitatea pentru o schimbare de loc de munca/ o noua activitate profesionala, si sunt contactate in acest sens de catre Renania Trade, persoane care isi incarca CV-urile/rezumatele profesionale/scrisorile de intentie intr-o platforma de recrutare accesata de Renania Trade, alte asemenea.

Categoriile de date cu caracter personal pe care Operatorul le prelucreaza in relatia cu candidatii sunt in principal:

A.in prima parte a procesului de recrutare:

date personale de contact si de identificare generala precum numele, prenumele, si in masura in care ii sunt facute disponibile Operatorului, de regula de catre candidat, mai pot fi adresa de domiciliu, resedinta, data nasterii, numarul de telefon si adresa de e-mail, nationalitatea, cetatenia, semnatura de luare la cunostinta a Notei de informare si/sau de pe formularul de consimtamant stocare date in scop de recrutare si ulterior recrutarii;
informatii care permit verificarea conditiilor de eligibilitate si de selectie aferente procesului de recrutare: acte de studii (ex: diploma de bacalaureat, diploma de licenta, diploma de master, doctorat, etc), atestate/certificate profesionale sau atestate emise de autoritatile de reglementare, calificari/atestate specifice, vizele de sedere in tara, referinte, note de interviu, evidente/rezultatele verificarilor anterioare angajarii, informatii incluse in CV-ul Persoanei Vizate si/sau in orice formulare de cerere;
pentru candidatii care interactioneaza cu una din locatiile Operatorului in cadrul acestui proces si date colectate din supravegherea videoa cailor de acces in/din spatiile respective ale Operatorului, camere video care sunt utilizate pentru siguranta si securitatea accesului, pentru paza si protectia bunurilor si respectiv a persoanelor si descurajarea de incidente in aceasta privinta, daca este cazul si inca mai sunt stocate imagini relevante, si pentru utilizarea respectivelor imagini in scop de investigatii, demersuri legale;
informatii privind si date rezultand din, examinarea profesionala a Persoanei Vizate: referinte, note de interviu, evidente/rezultatele verificarilor Persoanei Vizate, experienta profesionala, analizele de performanta si evaluare, planuri de imbunatatire a performantei si corespondenta aferenta; (In cursul procesului de recrutare, Persoana vizata va sustine teste generale si/sau specifice, in acord cu cerintele postului vizat si va participa la discutii/interviuri cu angajatii companiei referitoare la nivelul de pregatire al persoanei vizate, raportat la cerintele postului/domeniului vizat si cu scopul de a identifica si selecta candidatul cel mai potrivit. Rezultatele testelor generale si/sau specifice, cele ale interviurilor, discutiile avute, vor fi utilizate de catre Operator exclusiv in scopul identificarii si selectarii candidatilor cei mai potriviti;
informatii privind remuneratia:precum cea din oferta de munca si date privind virarea corespunzatoare a contributiilor la bugetul de stat de catre angajatorul precedent;
informatii la modul general si doar cand sunt necesare privind sanatatea:informatii despre conditia generala medicala a Persoanei Vizate, detalii privind eventuale dizabilitati sau restrictii de munca;
date referitoare la disciplina Persoanei Vizate la locul de munca: informatii privind eventuale comportamente in mediul de lucru ale Persoanei Vizate si/sau proceduri disciplinare in care a fost implicata;
iar, in cazul in care Operatorul ajunge impreuna cu candidatul la o etapa avansata in procesul de recrutare, mai exact comunicarea de oferta in vederea contractarii, se vor solicita in acest scop si cartea de identitate sau pasaportul, date cum ar fi CNP, seria si numarul CI/Pasaportului, adresa de e-mail personala si/ sau alte date de identificare necesare;

Scopurile prelucrarilor datelor cu caracter personal de catre Operator:

receptionarea/preluarea si analizarea, inclusiv prin consultare interna/cu managerii implicati, a aplicatiilor pentru pozitii deschise, a CV-urilor, rezumatelor profesionale, informatiilor primite si/sau stocate de la candidati, de la firmele de recrutare, prin intermediul platformelor de recrutare, etc.;
programarea si desfasurarea interviurilor, elaborarea si/sau analizarea listei scurte cu Persoanele Vizate care se aproprie cel mai mult de cerintele postului deschis;

iii. examinarea prealabila a dreptului/Permisului de munca in Romania al Persoanei Vizate;

realizarea celorlalte etape ale procesului de selectie si recrutare a Persoanelor Vizate in vederea angajarii;
adoptarea deciziei finale a Operatorului privind angajarea Persoanei Vizate, precum si acordarea de feedback pozitiv/negativ;
intocmirea ofertei de angajare in caz de feedback pozitiv si apoi comunicarea ofertei;

vii. colectarea si stocarea consimtamintelor candidatilor neangajati care au optat ca Operatorul sa le pastreze mai departe rezumatele profesionale si/sau datele de contact pentru recrutari ulterioare precum si scopul dovedirii comunicarii acestei Note de informare;

viii. stergerea datelor Persoanelor Vizate care nu au fost ofertate, respectiv pastrarea datelor cu caracter personal, ale Persoanelor Vizate care au consimtit sa le fie pastrate datele pentru recrutari ulterioare ale Operatorului (fara insa ca aceasta pastrare sa nasca in sarcina Operatorului vreo obligatie de a selecta, respectiv de a contracta cu candidatul);

realizarea raportarilor catre autoritati si organisme competente, daca, potrivit legii, se solicita/ este cazul;

x.realizarea raportarilor/comunicarii cu autoritati /institutii cu atributii de control/supraveghere/monitorizare, daca in conformitate cu prevederile legale aplicabile este cazul;

xi.supravegherea video a cailor de acces in/din spatiile Operatorului cu care, daca este cazul interviului, interactioneaza candidatii, pentru siguranta si securitatea accesului, pentru paza si protectia bunurilor si respectiv a persoanelor si descurajarea de incidente in aceasta privinta, daca este cazul si inca mai sunt stocate imagini relevante, si pentru utilizarea respectivelor imagini in scop de investigatii, demersuri legale;

conservarea dreptului la aparare al Operatorului (pentru cazuri in care apar eventuale litigii).

Temeiurile legale ale prelucrarilor mai sus mentionate ale Operatorului, constau, dupa caz in:

interesul legitim al Operatorului;
indeplinirea unei obligatii legale care revine Operatorului;
consimtamantul Persoanei Vizate cand este cazul si daca aceasta decide sa il exprime;
efectuarea de demersuri in vederea incheierii contractului de munca cu candidatul care este ofertat in acest sens.

Pentru situatia cand adresati o petitie Operatorului sau interactionati (si) telefonic cu acesta, va rugam cititi si punctul 8 de la acest capitol.

Informatii privind a.Confidentialitatea prelucrarii si mijloacele de prelucrare. b.Sursa datelor. c.Posibili destinatari ai datelor dvs. d. Transferul de date in afara SEE e. Durata prelucrarii datelor precum si f.Drepturile dvs. ca persoane vizate si modul cum le puteti exercita in relatia cu Operatorul, gasiti va rugam la Cap. III. din prezenta.

Daca sunteti vizitator intr-o locatie Renania Trade, persoana fizica ce interactionati cu Renania Trade la sediul si/sau in magazinele sale, alte locatii/puncte de lucru ale acesteia

De regula, in aceasta ipoteza Operatorul prelucreaza implicit imaginea captata de camerele de supraveghere video din unitatea sa respectiva.

Categoriile de persoane vizate sunt persoanele care interactioneaza cel putin cu una din locatiile Operatorului iar ca si categorii de date cu caracter personal prelucrate sunt imaginea in general, respectiv pentru accesul fizic in alte locatii decat magazinele Renania Trade, date de identificare acces prin vizualizarea actului de identitate si informatiile din acesta mentionate in registrul de evidenta a accesului: nume, prenume, serie si numar de carte de identitate, data si posibil durata, respectiv scopul vizitei, semnatura dvs. daca este cazul.

Scopurile principale ale prelucrarii prin camerele de supraveghere/sistemul de supraveghere video sunt (i)de a asigura paza si protectia persoanelor si bunurilor in unitatile proprii, (ii)de a descuraja in limitele legii incidente in cadrul sau in interactiunea cu acestea, cand este cazul si inca mai sunt stocate imaginile relevante, (iii)de a utiliza imaginile relevante pentru investigatii, cercetari conform legii, evidenta probatorie, alte asemenea scopuri in limitele permise de lege, daca apar cazuri pentru care se impune utilizarea inregistrarilor in acest sens si daca acestea mai sunt inca stocate (nu au fost sterse).

Pentru accesul fizic in alte locatii decat magazinele Renania Trade, mai prelucram si date de identificare acces prin vizualizarea actului de identitate pentru scopurile identificarii si respectiv mentionarii in registrul de evidenta a accesului.

Temeiurile legale principale ale prelucrarii Operatorului pentru aceste cazuri de prelucrare sunt de regula

realizarea unui interes legitim propriu precum cel de a asigura paza si protectia persoanelor si bunurilor in limitele legii in unitatile proprii, sau cand este cazul (si) ale unor terti colaboratori, evidenta accesului, daca este cazul si pentru exercitarea si/sau apararea unor drepturi si/sau interes legitime;
cerinte legale, din regulamente sau norme locale ori comunitare, precum cele privind paza si protectia cand ne sunt aplicabile, alte asemenea.

Pentru situatia cand adresati o petitie Operatorului sau interactionati (si) telefonic cu acesta, va rugam cititi si punctul 8. de la acest capitol.

Informatii privind a.Confidentialitatea prelucrarii si mijloacele de prelucrare b.Sursa datelor c.Posibili destinatari ai datelor dvs. d. Transferul de date in afara SEE e. Durata prelucrarii datelor precum si f.Drepturile dvs. ca persoane vizate si modul cum le puteti exercita in relatia cu Operatorul, gasiti va rugam la Cap. III. din prezenta.

Daca dvs. sunteti persoana fizica, persoana fizica autorizata, profesionist individual sau aveti o calitate asimilata, ca POTENTIAL CLIENT sau CLIENT al Renania Trade

Prelucram datele dvs. cu caracter personal mai jos mentionate pentru a putea opera eficient activitatea noastra si a va furniza cele mai bune experiente legate de produsele noastre. Colectam datele cu caracter personal de regula pe care dvs., ca persoana vizata, decideti sa ni le furnizati dupa caz, in unitatile noastre de vanzare, respectiv prin intermediul Site-ului nostru, prin utilizarea (daca utilizati) aplicatia „Renania Magazin” , pentru contul de client „Contul meu” asa cum se configureaza acesta prin intermediul www.renania.ro, daca va deschideti cont de client.

Puteti opta in legatura cu datele personale pe care le comunicati Operatorului, cu precizarea ca, in lipsa datelor necesare pentru achizitia produselor prin intermediul Site-ului nostru, este posibil sa nu puteti achizitiona produsele astfel (de ex., sa nu putem sa livram produsele daca nu ne comunicati datele de facturare si adresa de livrare, alte asemenea).

Aveti, desigur, si alternativa /optiunea de a cumpara produsele dorite la unitatile noastre de vanzare a caror lista si locatii sunt mentionate aici https://despre-noi.renania.ro/contact/ , dar si in acest caz mentionam ca interactiunea cu o locatie a noastra poate inseamna si intrarea in raza camerelor de supraveghere din aceasta, amplasate de regula pentru scopurile de sporire a protectiei si pazei in locatiile respective, de descurajare si prevenirea de incidente la modul general, daca este cazul si inca mai sunt stocate, de utilizare a imaginilor in scop de investigatii, evidenta probatorie, alte asemenea;

Datele cu caracter personal pe care le prelucram sunt date generale de identificare si respectiv de contact/corespondenta, in principal si dupa caz:

numele si prenume;
adresa de e-mail;
adresa postala;
numarul de telefon;
alte date de contact daca sunt necesare;
tara;
limba de comunicare preferata;
imaginea captata de camerele de supraveghere video din unitatile noastre, pastrata pe durata permisa de lege;
IP-ul asociat vizitei website-ului/”Contului meu” daca este cazul.

Scopurile pentru care prelucram datele dvs. cu caracter personal sunt in principal de a prelua solicitarea si comanda dvs. , de a o aduce al indeplinire, de intocmire a documentatiei pentru aceasta conform legii (dupa caz factura, bon fiscal, chitanta, document de livrare, certificat de garantie etc.), de a raspunde altor solicitari ale dvs. (de comunicare de informatii, petitii si/sau reclamatii, cereri de exercitare drepturi, alte asemenea).

De asemenea, putem prelucra datele dvs. cu caracter personal in scop de marketing, de exemplu pe baza consimtamantului dvs. pentru comunicari electronice de marketing, newsletter-e electronice, consimtamant pe care il puteti retrage oricand, avand la dispozitie canale de comunicare pentru decizia dvs. in acest sens. Sau/si de ex. pentru scopul tombolelor, campaniilor de vanzari promotionale, cele de vanzari cu reducere, pentru scopul chestionarului de satisfactie a clientului daca alegeti sa nu ramaneti anonim, alte asemenea, potrivit anunturilor pe care le facem pentru acestea.

Totodata, Operatorul prelucreaza datele dvs. cu caracter personal pentru ca Operatorul sa isi poata indeplini obligatiile sale legale, obligatii de raportare, de raportare de grup, obligatii de arhivare, obligatiile care ii revin in relatiile cu autoritatile, cele pentru paza si protectie a persoanelor si a bunurilor in locatiile proprii/punctele de vanzare, si respectiv pentru a-si putea apara si exercita drepturile proprii in conformitate cu prevederile legale in vigoare, pentru dovedirea indicarii Notei de informare a Operatorului.

In cazul in care intentionam sa prelucram ulterior datele dvs. cu caracter personal intr-un alt scop decat cel mai sus mentionat ori anuntat separat dvs., va vom furniza informatii privind scopul suplimentar al prelucrarii si orice informatii relevante conform Regulamentului general privind protectia datelor si a celorlalte prevederi legale aplicabile in acest sens.

Temeiurile legale principale ale prelucrarii Operatorului pentru aceasta ipoteza sunt, de regula,:

a.pentru preluarea si apoi executarea comenzii dvs. de produse (situatie asimilata temeiului unei relatii de tip contractual cu dvs. ca persoana vizata);

b.pe baza de consimtamant cand este cazul, de ex. pentru comunicarile electronice in scop de marketing, cu posibilitatea de a retrage consimtamantul daca l-ati exprimat;

c.in baza unor cerinte legale, regulamente si/sau norme locale sau comunitare, precum cele privind intocmirea documentatiei financiar -fiscale, cele privind arhivarea si pastrarea evidentelor, cele de analiza, decizie si respectiv de a raspunde cererilor de exercitare drepturi ale persoane vizate, alte asemenea;

d.cand este cazul, pentru realizarea unui interes legitim propriu precum cel de imbunatatire a activitatii proprii si a relatiei cu clientul, pentru a ne putea exercita si apara drepturile proprii, cel de a asigura paza si protectia persoanelor si bunurilor in limitele legii in unitatile proprii, sau cand este cazul (si) ale unor terti cocontractanti, colaboratori, alte asemenea.

Pentru situatia cand adresati o petitie Operatorului sau interactionati (si) telefonic cu acesta, va rugam cititi si punctul 8 de la acest capitol.

Informatii privind a.Confidentialitatea prelucrarii si mijloacele de prelucrare b. Sursa datelor c.Posibili destinatari ai datelor dvs. d. Transferul de date in afara SEE e. Durata prelucrarii datelor precum si f.Drepturile dvs. ca persoane vizate si modul cum le puteti exercita in relatia cu Operatorul, gasiti va rugam la Cap. III. din prezenta.

Daca dvs. sunteti persoana fizica REPREZENTANT legal sau conventional, actionar sau asociat, angajat, colaborator, persoana de contact etc. din partea unui potential client sau client, PERSOANA JURIDICA, din partea unui (potential) FURNIZOR PERSOANA JURIDICA sau COCONTRACTANT PERSOANA JURIDICA, („partener de business”) al Renania Trade

Categoriile de persoane vizate in relatiile dintre Renania si partenerii sai de business ale caror date cu caracter personal pot fi prelucrate de catre Renania Trade cand este necesar, pot fi dupa caz:

(a) reprezentanti legali/conventionali/actionari/asociati, persoane fizice ai potentialului partener de business/ai partenerului de business al Renania Trade;

(b)persoane de contact si/sau reprezentanti legali ai partenerilor de business ai Renaniei Trade,

(c) reprezentati ai furnizorilor, respectiv daca este cazul reprezentanti ai furnizorilor bunurilor/serviciilor partenerilor de business ai Renaniei Trade;

(d) salariati/angajati/colaboratori etc. ai partenerilor de business ai Renaniei Trade;

(e) orice alta persoana fizica indicate/comunicata de catre un potential partener de business/un partener de business (client, furnizor) al Renania Trade;

Categoriile de date cu caracter personal pe care Renania le prelucreaza in relatia sa cu partenerii de business constau, de regula, in:

(a) date personale de contact business si de identificare, de exemplu: nume, prenume, adresa de e-mail profesionala, numar de telefon fix/mobil profesional, fax profesional, semnatura, imagine preluata de camerele de supraveghere din locatia Renania Trade, numar inmatriculare vehicul de serviciu/vehicul personal cu drept de acces in parcarea/depozitele Renania, dupa caz serie si numar de carte de identitate, seria si numarul legitimatiei de serviciu, semnatura;

(b)date privind situatia si caracteristicile personale si/sau profesionale, de exemplu: ocupatie, functie, angajator, date de intrare si iesire loc de munca pentru personalul delegat/detasat, calificari, date de acces in scop de vizita.

Scopurile principale ale prelucrarilor datelor cu caracter personal mentionate la acest punct 5. din prezenta, de catre Renania Trade ca Operator, in acest context, constau de regula in:

interactiunea cu reprezentantii desemnati de catre entitatile juridice respective pentru negociere, contractare, realizarea activitatilor conform legii;
analiza si verificare a bonitatii entitatii juridice care intentioneaza a contracta cu Operatorul;
realizarea activitatii propriu-zise a Renania Trade de contractare de bunuri si produse in domeniile autorizate;
respectiv, dupa caz, de achizitionare de resurse, de bunuri, de tehnologie/servicii/aplicatii/utilitati etc. preconizate/negociate/contractate cu potentiali parteneri furnizori;
conform negocierilor si respectiv conform contractului, realizarea obligatiilor contractuale, respectiv legale, cu fiecare astfel de partener in parte, potrivit legii;
tinerea evidentei cu datele de contact ale partenerilor de business (furnizori, clienti).

La acestea se adauga si scopuri precum promovarea activitatii proprii de catre Renania Trade conform legii, tinerea evidentelor activitatii potrivit cerintelor legale, raportari interne si de grup, raspuns la petitii si solicitari, exercitarea si apararea propriilor drepturi si interese legitime, de sporire a protectiei si/sau pazei in locatiile Renania Trade prin camere de supraveghere de ex. pentru descurajarea si prevenirea de incidente la modul general, prin sistem de camere de supraveghere video in scop de paza si protectie, daca este cazul si inca mai sunt stocate de utilizare a imaginilor in scop de investigatii, evidenta probatorie, alte asemenea.

Temeiurile legale principale ale prelucrarilor Operatorului pentru aceste cazuri de prelucrare sunt de regula

interesul legitim al Operatorului in realizarea propriei activitati comerciale, promovarea acesteia, conform legii;
indeplinirea obligatiilor legale ale Operatorului potrivit legilor, regulamentelor si /sau normelor locale sau comunitare, precum cele privind intocmirea documentatiei contractuale, a documentatiei financiar -fiscale, cele privind arhivarea si pastrarea evidentelor, cele de a raspunde cererilor de exercitare drepturi ale persoane vizate, alte asemenea;
daca este cazul, interesul legitim al Operatorului de a -si exercita si/sau apara propriile drepturi conform legii, de sporire a protectiei in locatiile Renania Trade si de descurajare si prevenirea de incidente in acestea, de paza si protectie prin sisteme de camere video, respectiv daca este cazul si inca mai sunt stocate, de utilizare a imaginilor in scop de investigatii, evidenta probatorie, alte asemenea;
interese legitime ale unor terti precum entitati din grup pentru raportarile centralizate, alte interese legitime de acest tip ale unor tert

Pentru situatia cand adresati o petitie Operatorului sau interactionati (si) telefonic cu acesta, va rugam cititi si punctul 8 de la acest capitol.

Daca dvs. sunteti persoana fizica ce interactioneaza cu Renania Trade ca invitat, participant ca atare, fie direct, fie din partea unei entitati juridice, in special la evenimentele tip Renania Academy, Workplace Safety Management Forum, Renania Executive Summer School sau la care Operatorul este partener-fondator – vezi Safety Awards Gala– alte asemenea

Colectam si prelucram ca Operator datele cu caracter personal ale participantilor persoane fizice in nume propriu, respectiv ale reprezentantilor/angajatilor desemnati ai entitatilor participante la aceste evenimente,

date constand, de regula, in nume, prenume, functie, angajator/companie reprezentata, e-mail, numar de telefon, imagine si/sau inregistrare privind participarea in cadrul evenimentului respectiv,

si care ne sunt necesare in scopurile, dupa caz, realizarii evidentei accesului participantilor la eveniment, efectuarii de poze/inregistrari/testimoniale in cadrul/despre eveniment, completarii ecusoanelor si apoi a diplomelor de participare daca este cazul, (in scopul intocmirii facturii in vederea platii pretului participarii – unde este cazul) si respectiv in scopul de a va putea instiinta cu privire la evenimentul viitor pe teme asemanatoare, pe care/daca Renania Trade il va realiza, pentru scopul dovedirii accesului la Nota de informare iar, daca temeiul legal al unei prelucrari il constituie consimtamantul persoanei vizate, si pentru scopul dovedirii acestuia.

Nota 3.In privinta fotografiilor/inregistrarilor/testimonialelor, acestea nu sunt obligatorii si persoana vizata este rugata sa anunte din timp Operatorul daca nu doreste prelucrarea datelor sale respective care se retin uneori intr-un astfel de context de catre Operator. Daca se fac in cadrul evenimentului respectiv prelucrari precum poze, testimoniale, inregistrari etc. si de alti operatori, rugam persoana vizata sa aiba in vedere ca Renania Trade nu poate raspunde si nu este responsabila de acele prelucrari.

Operatorul se bazeaza pentru prelucrarile sale, ca temei legal al prelucrarii, pe interesul sau legitim, de ex. in a realiza evenimentul respectiv/partii din eveniment care ii revine, pe interesul si deschiderea participantilor catre un astfel de eveniment, pe relatia de tip contractual pe care o poate avea in acest sens cu persoanele fizice care vor veni in nume propriu, pe obligatiile legale care revin Operatorului in privinta unor /in conexiune cu astfel de evenimente.

Pentru anumite prelucrari Operatorul isi poate intemeia prelucrarea pe consimtamantul persoanei vizate, caz in care va anunta aceasta in anuntul/invitatia cu privire la evenimentul respectiv.

Operatorul va utiliza datele personale incredintate pentru scopurile si in temeiurile legale mentionate si va stoca datele atat cat este necesar pentru a va oferi evenimentele respective in ceea ce-l priveste, pentru a se conforma obligatiilor sale legale, pentru oricare din scopurile mentionate mai sus, si, daca va fi cazul, pentru invitatia la un eveniment similar viitor.

Pentru situatia cand adresati o petitie Operatorului sau interactionati (si) telefonic cu acesta, va rugam cititi si punctul 8 de la acest capitol.

Daca dvs. reprezentati o autoritate de supraveghere si/sau control, institutie a statului, reprezentant al unei autoritati locale, europene, din afara SEE, alte asemenea, si interactionati cu Renania Trade in aceasta calitate conform legii

Renania Trade prelucreaza ca Operator elementele de identificare/datele de contact in general, ale persoanelor cu care interactioneaza, conform legii, cu prilejul corespondentei conform legii cu autoritatile abilitate, in cursul/pe parcursul activitatilor de control si/sau investigatie ale acestora, alte asemenea situatii reglementate de prevederile legale in vigoare, astfel:

Categoriile de date cu caracter personal pe care Operatorul le prelucreaza sunt cele generale, respectiv profesionale: nume, prenume, functie/rol/pozitie, angajator/activitate profesionala, date de contact: adresa de e-mail serviciu, numar de telefon serviciu, sediu activitate, semnatura de pe adresele receptionate din partea autoritatii, In caz de control si date de pe legitimatie de serviciu/ din imputernicire, mandat, vizualizare imagine legitimatie de serviciu/act de identitate, semnaturi de pe procese-verbale/de pe acte/inscrisuri /adrese de raspuns si/sau de comunicare ale autoritatilor, semnaturi din Registrul unic de control al Operatorului, alte asemenea.
Categoriile de persoane vizate constau, de regula, in reprezentanti, angajati, persoane mandatate, personal de control, imputerniciti conform legii, persoane care gestioneaza corespondenta tip registratura, secretariat, conform prevederilor legale;
Prelucrarea Operatorului va consta, dupa caz, in prelucrare electronica, manuala, mixta, actiune de vizualizare umana a legitimatiei, actului de identitate si mandatului de control de catre persoana desemnata de Operator, extragere date de contact/de adresa de contact pentru raspunsul scris al Operatorului, astfel cum se indica de autoritatea de resort, stocare.

Nota 4. Operatorul nu prelucreaza datele cu caracter personal ale acestor reprezentati/persoane fizice, in liste, in baze de date, ori in alte asemenea evidente, ci doar ca prelucrare implicita, prin gestionarea corespondentei cu autoritatile conform legii, prin stocarea (si daca este cazul de litigiu prin divulgarea) documentelor, actelor de control etc. care contin respectivele date cu caracter personal, alte asemenea.

Scopurile prelucrarii constau, in principal, de regula in (a)raspunsul la adresele, invitatiile, solicitarile etc. autoritatii respective conform legii;(b)adresarea de solicitari, comunicari, clarificari, informari, comunicarea de raspunsuri cu privire la evenimentele/activitatea Operatorului in acord cu cerintele legale; (c)preluarea /inregistrarea instiintarilor de investigatie, de control; (d)verificarea mandatelor persoanelor imputernicite/legitimarea reprezentantilor, a persoanelor care se prezinta la sediul Operatorului /in locatiile evenimentelor Operatorului in scop de control, consemnarea lor in evidentele de prezenta/registre ale Operatorului; (e)respectarea cerintele legale aplicabile activitatii Operatorului; (vi)pastrarea dovezii raspunsului/a corespondentei purtate, a interactiunii avute cu Operatorul; (f)posibilitatea Operatorului de a-si exercita/apara propriile drepturi si/sau interese legitime cand/daca este cazul; (g) dovedirea indicarii Notei de informare a Operatorului daca nu a fost consultata direct/deja.
Temeiurile legale ale prelucrarii Operatorului constau, in principal, in indeplinirea obligatiilor legale, respectiv in realizarea interesul legitim propriu precum de aparare si exercitare drepturi proprii.

Pentru situatia cand interactionati (si) telefonic cu acesta, va rugam cititi si punctul 8. de la acest capitol.

Daca dvs. sunteti petent catre Renania Trade pe diferite aspecte, persoana care interactioneaza telefonic cu Renania Trade, furnizor persoana fizica autorizata, profesionist individual, beneficiar al unui act caritabil, act de voluntariat, ori reprezentati o entitate non-profit, ONG, entitate sponsorizata etc. care interactioneaza cu Renania Trade, alte asemenea cazuri de prelucrare (cu exceptia relatiilor de angajare/de munca/de candidat/-a )

Renania Trade prelucreaza ca Operator elementele de identificare generale si mai ales datele de contact ale persoanelor cu care interactioneaza, conform legii, intr-una din ipotezele mai sus mentionate la acest subcapitol 8 pentru Categoriile de persoane vizate mai sus mentionate.

Categoriile de date cu caracter personal pe care Operatorul le prelucreaza sunt de regula cele generale, respectiv profesionale, dupa caz: nume, prenume, rol/pozitie/identificator fiscal/activitate profesionala, date de contact: adresa de e-mail, numar de telefon, semnatura daca este cazul si exceptional poate cere sa vizualizeze/informatii din actul de identitate daca sunt dubii in privita identitatii unui petent, de ex..

Scopurile prelucrarii constau, in principal, de regula in (i)raspunsul la adresele, invitatiile, solicitarile etc. persoanei respective;(ii) realizarea convorbirii telefonice cu persoana respectiva si inregistrarea acesteia in scop de imbunatatire a interactiunii telefonice a personalului Renania Trade cu interlocutorii (iii)daca este o entitate /persoana privata preluarea solicitarii si, daca este cazul, contractarea cu persoana respectiva sau cu entitatea pe care o reprezinta sau al carei contact este; (iv)respectarea cerintele legale aplicabile activitatii Operatorului; (v)pastrarea dovezii in general a interactiunii avute in contextul aplicabil din cele mai sus mentionate daca legea permite si in limitele permise de lege (vi)posibilitatea Operatorului de a-si exercita/apara propriile drepturi si/sau interese legitime cand/daca este cazul; (vii) dovedirea indicarii Notei de informare a Operatorului daca nu a fost consultata direct/deja.

Temeiurile legale ale prelucrarii Operatorului constau, in principal, in (i)indeplinirea obligatiilor legale care ii revin, respectiv(ii) in realizarea interesul legitim propriu al Operatorului, iar, daca este conform legii vorba de un raport juridic contractual cu persoana fizica privata respectiva, in (iii)negocierea respectiv in realizarea contractului cu aceasta ca persoana vizata.

Nota 5. Inregistrarea convorbirilor telefonice de catre Renania Trade este efectuata de catre aceasta, in scopul analizarii interne si imbunatatirii modului de raspuns a personalului propriu in cadrul unor astfel de convorbiri. Nu se monitorizeaza in timp real discutiile telefonice si nu toate discutiile telefonice inregistrate se audiaza/se analizeaza. Daca nu doreste sa se inregistreze convorbirea, persoana vizata are optiunea de a se adresa Operatorului in scris, prin e-mail sau prin posta or curier ori de a interactiona cu Operatorul intr-una din locatiile sale.

Cap. III 1/a.Confidentialitatea prelucrarii si mijloacele de prelucrare 2./b. Sursa datelor 3./c. Posibili destinatari ai datelor dvs., 4./d Informatii privind transferul de date in afara SEE

5./e. Durata prelucrarii datelor precum si 6./f. Drepturile dvs. ca persoane vizata si modul cum le puteti exercita in relatia cu Operatorul

1(a). (i)Confidentialitatea prelucrarii si (ii)mijloacele de prelucrare utilizate de Operator

(i)Operatorul asigura si garanteaza persoanele vizate ca respecta confidentialitatea datelor cu caracter personal prelucrate, inclusiv prin instituirea de masuri tehnice si organizatorice de protectie a acestora.

(ii)Mijloacele de prelucrare utilizate de Operator sunt de regula mixte (adica tehnice, automate, dar si manuale). La data prezentei Operatorul nu utilizeaza tehnologii noi precum tehnologii biometrice, Inteligenta Artificiala, alte asemenea, precizand totusi ca, pentru locatia sa in care Operatorul utilizeaza camere de supraveghere si in scop de paza si protectie, furnizorul sau declara algoritmi de Inteligenta Artificiala de recunoastere a formei corpului uman, sistem care declanseaza alerte la detectarea miscarii/a prezentei umane potrivit algoritmului de mai sus, alerta la randul sau declansand automat inregistrarea de catre camerele de supraveghere video.

2(b). Sursa datelor cu caracter personal

De regula, Renania Trade, prin insasi natura activitatii sale, poate sa colecteze datele cu caracter personal necesare direct de la Persoana Vizata. Insa pot fi si situatii cand nu interactioneaza la momentul respectiv, de ex., cu Persoana Vizata, si/sau trebuie sa utilizeze si alte surse dupa caz:

pentru prelucrarile in scop de recrutare, poate colecta/primii date si de la companii de recrutare, din baze de date ale platformelor de recrutare, de la terti autorizati care comunica recomandarile lor conform legii, din informatii publice, din informatii disponibile autorizate din conturile de social media, alte asemenea;
pentru scopuri precum analize bonitate ori evaluare expuneri din partea clientilor /furnizorilor Renania Trade mai poate colecta informatii din surse publice precum RECOM, comunicari social media, comunicate sau informatii din presa, registre de publicitate & garantii, Monitorul Oficial, alte asemenea;
pentru comunicarile cu entitatile persoane juridice, in special pentru datele de contact necesare pentru comunicarile cu acestea, Renania Trade mai poate primi date si informatii de contact de la entitatea juridica insasi sau de la reprezentanti legali ori conventionali, mandatari, angajati, colaboratori autorizati etc ai/ale acestora;
in cazul unor litigii de exemplu moi pot fi surse ale datelor cu caracter personal prelucrate alte baze de date conform legii precum registre de publicitate si garantii, Monitorul Oficial, alte asemenea.

3(c). Posibili destinatari ai datelor dvs. cu caracter personal

Constituie, la modul general ,categorii de destinatari, persoanele fizice sau entitatile juridice carora le pot fi dezvaluite datele dumneavoastra cu caracter personal, prelucrate cel putin intr-unul din cazurile de prelucrare de mai sus. Astfel, de exemplu, in masura in care este necesar, ele pot ajunge, in limita necesitatii realizarii serviciilor/activitatii respective, pentru Renania Trade, la

i) (pe plan intern), persoane fizice angajati ai Renania Trade care au necesitatea de a prelucra date cu caracter personal pentru desfasurarea sarcinilor de serviciu incredintate, in ceea ce priveste recrutarea, pentru realizarea acesteia (denumite persoane autorizate in acest sens);

ii)(in afara companiei) la societati de servicii, persoane fizice autorizate, etc., contractate de Operator pentru servicii de specialitate (de exemplu companii de recrutare, consultanti), companii pentru administrarea relatiilor sale contractuale cu clientii, inclusiv in caz de neplata (de exemplu consultanti, cabinete de avocatura, executori judecatoresti si societati de recuperare creante, in vederea recuperarii eventualelor sume care sunt datorate Renania Trade etc.);

iii) (in afara companiei), cand se impune in situatii de exceptie, la Responsabilul cu protectia datelor contractat de Operator;

iv)(in afara companiei) la societati care presteaza pentru Operator diverse servicii de suport tehnic, operational, alte asemenea, precum cele de servicii cloud, cele de arhivare a documentelor aferente relatiilor contractuale, alte asemenea servicii de procesare, servicii IT &C, companii de gestionare a securitatii, a pazei, protectiei accesului in locatiile Renania Trade, companii prestatoare de servicii de curierat, alte asemenea;

v)(in afara companiei) cand si daca se solicita in conformitate cu prevederile legale aplicabile, la autoritati carora datele trebuie sa le fie comunicate in temeiul indeplinirii unei obligatii prevazute de lege, de un regulament sau de normele comunitare (de ex. ANPC – Autoritatea Nationala pentru Protectia Consumatorilor, ANAF, ITM ,etc.).

4(d). Informatii privind transferul de date in afara SEE

Renania Trade are contractate servicii de specialitate pentru datele stocate electronic online /in cloud, pentru care Renania Trade utilizeaza serviciile unui furnizor specializat cu sediul in Romania (dar cu subcontractanti in UE/SEE dar si State Terte precum SUA).

Pentru evitarea oricarui dubiu, Renania Trade are incheiat cu furnizorul respectiv un Acord de prelucrare date potrivit cerintelor art.28 din Regulamentul general privind protectia datelor.

5(e). Durata prelucrarii datelor cu caracter personal

Stocam datele dumneavoastra cu caracter personal atat timp cat este necesar pentru a ne furniza produsele si a desfasura tranzactiile pe care le-ati solicitat, daca sunteti candidat in cazul recrutarii de personal pe durata de recrutare de regula, sau in alte scopuri precum respectarea obligatiilor legale, solutionarea eventualelor dispute si/sau implementarea acordurilor noastre. Deoarece aceste necesitati pot varia in functie de tipurile de date, contextul unor produse si/sau activitati diferite, perioadele efective de retentie pot varia semnificativ. Criteriile utilizate pentru a determina perioadele de retentie cuprind in general:

pentru datele candidatilor in scop de recrutare, de regula durata recrutarii respective si/sau pe durata ulterioara consimtita de cei care doresc sa fie avuti in vedere pentru recrutari ulterioare;
durata impusa de lege pentru mentinerea de informatii financiare corespunzatoare in termenele prevazute de legislatia financiar-fiscala;
durata impusa de legislatia in vigoare pentru pastrarea imaginilor in zonele supravegheate video in scop de paza si protectie;
perioada pentru care dvs. v-ati exprimat consimtamantul, daca este o prelucrare bazata pe temeiul consimtamantului, cu precizarea ca formularul /dovada in sine a consimtamantului si a accesului la Nota de informare vor fi pastrate pe o perioada de inca maxim 4(patru) ani dupa aceasta, dat fiind termenul legal de prescriptie aplicabil;
alte termene de prescriptie aplicabile, conform legislatiei romane in vigoare;
termenele de arhivare impuse de legislatia specifica, daca sunt aplicabile;
alte durate relevante pentru care Operatorul necesita stocarea datelor, precum datele necesare unor investigatii conform legii, dosare pe rol, alte asemenea.

6(f). DREPTURILE PERSOANEI VIZATE SI EXERCITAREA LOR

Persoana vizata are urmatoarele drepturi in ceea ce priveste datele sale cu caracter personal prelucrate de catre Renania Trade ca Operator:

dreptul de a fi informata;
dreptul de acces la datele sale cu caracter personal;
dreptul la rectificarea si completarea datelor sale cu caracter personal;
dreptul la stergerea datelor sale cu caracter personal (“dreptul de a fi uitat”), (Vor putea fi insa situatii in care Operatorul sa nu poata da curs solicitarii de stergere a datelor, in conformitate cu exceptiile mentionate de prevederile art. 17 din Regulamentul general privind protectia datelor .)
dreptul la restrictionarea prelucrarii datelor sale cu caracter personal;
dreptul la portabilitatea datelor sale cu caracter personal – (art. 20 din Regulamentul general privind protectia datelor ), adica dreptul de a primi datele cu caracter personal pe care le-ati furnizat intr-un format structurat, utilizat in mod obisnuit si care poate fi citit in mod automat, conform Regulamentului general privind protectia datelor;
dreptul de opozitie;
dreptul de a-si retrage consimtamantul, daca acesta a fost acordat in vederea vreunei prelucrari (art. 7 alin. 3 din Regulamentul general privind protectia datelor ).

Nota 6.Pentru evitarea oricarui dubiu precizam ca nu luam decizii in privinta persoanelor fizice mentionate (in prezenta Nota) pe baza de prelucrare automata exclusiva si nici pentru profilarea lor.

Aveti posibilitatea de a va exercita drepturile cu privire la datele dvs. cu caracter personal, in conformitate cu prevederile Regulamentului general privind protectia datelor, fata de RENANIA TRADE ca Operator prin comunicarea unei solicitari scrise in acest sens la adresa de e-mail dpo@renania.ro, respectiv pe adresa sediului Renania Trade SRL, cu precizarea pe plic, va rugam, “In atentia Responsabilului cu protectia datelor cu caracter personal” (pentru corespondenta pe suport de hartie/prin curier sau posta).

De asemenea aveti si drepturile de a va adresa cu plangere si/sau de a formula actiune la instanta competenta. Eventuale plangeri privind protectia datelor cu caracter personal vor putea fi adresate: Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.), cu sediul in B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, sub forma unei adrese scrise, la sediul institutiei sau prin e-mail la adresa anspdcp@dataprotection.ro.

Cu consideratie,

RENANIA TRADE S.R.L.